הכנת שכר העובדים מתבצעת על פי אלמנטים שונים שאחד המרכזיים בהם הוא שעון הנוכחות. השליטה על תנועות העובדים ביום העבודה הכרחית בכל מצב ואין זה משנה אם העובד מגיע למקום העבודה, עובד מהבית, או שמבצע פעילות בשם העסק מחוצה לו. כל עובד, בין אם הוא מקבל שכרו על פי שעות עבודה בפועל או אשר מקבל תשלום חודשי גלובאלי, חייב לדווח על נוכחות. תיקון 24 לחוק השכר מחייב הדפסה גם כאשר העובד אינו מגיע לעסק. אנשי מכירות, טכנאים, מנהלים המקיימים פגישות בשטח הם עובדים כאלו.
שעון נוכחות מודרני מאפשר פתרונות לכל העובדים וניתן להדפיס שעות עבודה על אמצעים דיגיטליים דוגמת טלפון חכם, טאבלט, מחשב ביתי ועוד. כך, מתאפשרת גישה לכל עובד מכל מכשיר שמחובר לאינטרנט. יש לו יתרונות רבים נוספים כמו אפשרות דיווח נוכחות מתוך התוכנה או הקופה הרושמת אשר בחנות. ניתן לאפשר דיווח כניסה/יציאה ללא הגבלה למיקום גיאוגרפי, אבל, יחד עם זאת, ניתן להגביל את השטח הגיאוגרפי אם רוצים בזאת.
הוא שומר מאוד על פרטיות מאחר וניתן לאפשר גישה לעובד לדו”ח הנוכחות האישי שלו בלבד. הדו”ח מועבר אוטומאטית למדור שכר ולתוכנה המתאימה המפיקה את תלוש השכר. חשוב לציין, כי דו”ח מסודר מונע ויכוחים בנושא שכר ואף משמש אסמכתא בבתי דין לעבודה כאשר קיים ויכוח בין המעסיק לעובד. ניתן לקבל דו”חות נוכחות של עובד אחד או של כל עובדי מחלקה בזמן אמת והדבר מקל מאוד על קבלת החלטות שונות הנוגעות לסידור עבודה, לניהול העובדים וכיוצא בזה.
קיימים שעוני נוכחות מסוגים שונים. כאלו עם הדפסה רגילה, עם כרטיסים מגנטיים, אחרים ביומטריים עם טביעת אצבע, כאלו המסוגלים לזהות תווי פנים וכדומה. כל בעל עסק מחליט לרכוש שעון נוכחות המתאים לצרכיו ולעסק אותו הוא מנהל. מתקינים אותו בכניסה למקום העבודה, בחניית הרכבים העליונה או המקורה או בכל מקום הנבחר לשם כך. מומלץ לרכוש שעון נוכחות מחברה בעלת מוניטין המשווקת ואף מתקינה אותו בצורה מקצועית. לחברה כזאת יש מוצרים נלווים ומשיקים נוספים אשר נדרשים לניהול כל עסק.
